Administrasi Personalia

A.     Pengertian

Kata administrasi berasal dari kata ad yang berarti ke atau kepada, dan ministrare yang berarti melayani, membantu atau mengarahkan.Sedangkan kata personalia berasal dari kata personil atau personnel yang berarti pegawai. Jadi administrasi personalia tidak lain adalah administrasi dalam bidang pegawai atau kepegawaian,yaitu administrasi atau manajemen yang menagani masalah –masalah kepegawaian dalam suatu badan usaha atau lembaga.
Administrasi Personalia pada dasarnya proses ini adalah proses yang paling dasar dalam pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem kepegawaian. Dimana dalam hal ini dilakukan pengumpulan informasi yang berhubungan dengan kelengkapan atau pelengkap dari proses administrasi umum yang berhubungan dengan seorang personel.

Adapun proses yang termasuk didalamnya adalah proses perekaman data umum kepegawaian seperti : Biodata Pegawai, Sejarah Kepangkatan, Sejarah jabatan, Sejarah Pendidikan Formal, Sejarah Pendidikan Penjenjangan, Sejarah Pendidikan Substantial, Keahlian berbahasa asing, Penggunaan fasilitas perusahaan, Sejarah kunjungan ke luar negeri, Daftar Keluarga, Sejarah hukuman dan penghargaan yang diperoleh, Memo Khusus.

Sehubungan dengan itu, pada sistem ini telah dibentuk suatu standarisasi tabel-tabel pendukung, yang mana mengacu pada standar pengkodean yang ditetapkan untuk Sistem Kepegawaian di Indonesia. Keuntungan dari hal ini adalah :

a.       Kemudahan dalam pengelompokan informasi, karena sebagian besar informasi

b.      Menggunakan kode.

c.       Mempercepat pengisian dan akurasi data, sebab operator tidak perlu mengingat daftar kode yang diperlukan untuk pengisian data, semua dapat diperoleh secara cepat oleh sistem.

d.      Tampilan grafis dalam pemasukan data, sehingga membantu pemakai dalam pengoperasiannya.

e.       Jumlah data yang direkam per transaksi lebih sedikit dengan pengkodean.

f.       Setiap histori yang dimiliki oleh personel akan direkam selama atau sebanyak jumlah data yang akan disimpan (ditentukan oleh pihak manajemen kepegawaian).

B.     Perencanaan dan Pengadaan

1.      Perencanaan Pegawai

Perencanaan pegawai bertujuan untuk mengetahui secara pasti akan kebutuhan pegawai, baik mengenai jumlahnya maupun mengenai jenis dan tingkatannya.

Untuk mengetahui kebutuhan pegawai ini ada tiga hal yang perlu diketahui lebih dahulu, yaitu :

a)      Jumlah dan jenis pegawai yang telah ada

b)      Beban kerja (load) dari lembaga ataupun unit-unitnya

c)      Kapasitas kerja pegawai

Dalam rangka perencanaan penentuan penambahan atau pengurangan pegawai secara umum dapat dikatakan, bahwa ada dua kebijakan dlaam hal ini, yaitu :

a)      Kebijakan kepegawaian didasarkan pada kebutuhan (need oriented) ; berarti apabila suatu unit kerja mengalami perkembangan, berarti beban kerja bertambah. Bila beban kerja bertambah, berarti perlu adanya penambahan pegawai. Sebaliknya, apabila suatu unit kerja (usaha) mengalami kemunduran, berarti beban kerja menyusut. Bila beban kerja menyusut berarti ada pegawai tidak berfungsi. Dalam hal ini diadakan pengurangan pegawai. Penyusutan atau pengurangan pegawai ini dalam istilah kepegawaian biasa disebut “rasionalisasi”.

b)      Kebijakan kepegawaian didasarkan pada anggaran biaya (buget oriented) ; berarti penentuan penambahan atau pengurangan pegawai didasarkan pada anggaran biaya yang tersedia. Bila naggaran tersedia, maka boleh mengadakan penambahan pegawai. Tapi, bila anggaran tidak tersedia/menurun, maka tidak diperbolehkan menambah pegawai, bahakan bila perlu mengurangi pegawai.

2.      Pengadaan Personil

Pegawai adalah orang yang mengerjakan atau melaksanakan suatu pekerjaan atau disingkat “orang yang bekerja”. Jika bentuknya dibalik (dijadikan bentuk pasif), makaa menjadi orang yang dipekerjakan. Dalam Undang-Undang No. 8 tahun 1974 Pokok-Pokok Kepegawaian, bab I pasa I disumuskan pengertian tentang pegawai : yang dimaksud dengan Pegawai (Negri) adalah “mereka yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam sesuatu jabatan (negri) atau diserahi tugas (negara) lainnya yang ditetapkan berdasarkan sesuatu peraturan perundang-undangan dan digaji menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Berdasarkan lembaga/instansi tempat kerjanya, pegawai bisa dibedakan dalam dua macam, yaitu :

a)      Pegawai Negri : pegawai yang bekerja pada lembaga-lembaga pemerintah

b)      Pegawai Swasta : pegawai yang bekerja pada lembaga-lembaga swasta

Pada pokoknya pengadaan pegawai negri sipil diselenggarakan melalui langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut :

a)      Pengumuman

b)      Pendaftaran

c)      Seleksi atau Penyaringan

C.     Pemanfaatan dan Pembinaan

Pemanfaatan personil merupakan upaya perlibatan secara aktif para personil dalam kegiatan penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan lembaga.

Pembinaan personil adalah kegiatan yang diarahkan untuk menjamin penyelenggaraan tugas-tugas lembaga/pemerintah dan pembangunan secara berdaya guna dan berhasil guna.

Upaya yang dilakukan dalam pendayagunaan personil adalah:
Pengadaan Pegawai Negri Sipil Pegawai adalah orang yang mengerjakan atau melaksanakan suatu pekerjaan atau disingkat “orang yang bekerja”. Jika bentuknya dibalik (dijadikan bentuk pasif), makaa menjadi orang yang dipekerjakan. Dalam Undang-Undang No. 8 tahun 1974 Pokok-Pokok Kepegawaian, bab I pasa I disumuskan pengertian tentang pegawai: yang dimaksud dengan Pegawai (Negri) adalah “mereka yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam sesuatu jabatan (negri) atau diserahi tugas (negara) lainnya yang ditetapkan berdasarkan sesuatu peraturan perundang-undangan dan digaji menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Berdasarkan lembaga/instansi tempat kerjanya, pegawai bisa dibedakan dalam dua macam, yaitu :

a.       Pegawai Negri : pegawai yang bekerja pada lembaga-lembaga pemerintah

b.      Pegawai Swasta : pegawai yang bekerja pada lembaga-lembaga swasta

Pada pokoknya pengadaan pegawai negri sipil diselenggarakan melalui langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut :

a.       Pengumuman

b.      Pendaftaran

c.       Seleksi atau Penyaringan

Kewajiban dan Hak Pegawai Negri Sipil

Dalam UU No. 8 tahun 1974 disebutkankewajiban PNS sebagai berikut :

a.       Setiap PNS wajib setia dan taat sepenuhnya kepada Pncasila, UUD 45 dan Pemerintah

b.      Setiap PNS wajib mentaati segala perundang-undangan yang berlaku

c.       Setiap PNS wajib melaksanakan segala tugas kedinasan

d.      Setiap PNS wajib menyimpan rahasia jabatan

e.       Setiap PNS bekerja secara jujur, tertib, cermat dan bersemangat

Adapun hak-hak PNS ialah :

a.       Setiap PNS berhak memperoleh gaji yang layak

b.      Setiap PNS dan keluarganya yang sakit berhak akan perawatan kesehatan

c.       Setiap PNS berhak atas cuti

d.      Setiap PNS berhak mendapatkan tunjangan

e.       Setiap keluarga PNS berhak mendapatkan uang duka bila meninggal

f.       Setiap PNS berhak atas pensiun sesuai dengan ketentuan yang berlaku

Pemindahan Pegawai Negri Sipil

a.       Mutasi ; pemindahan seorang PNS dari suatu jabatan ke jabatan lain yang sama tingkatnya. Pemindahan ini disebut juga “tour of duty”.

b.      Demosi ; penurunan pangkat setingkat lebig rendah dari pangkat sebelumnya. Demosi diberikan antara 6 bulan s/d 1 tahun, setelah itu PNS bersangkutan kembali pada jabatannya semula.

Peningkatan Kesejahteraan Pegawai

a.       Kesejahteraan Rohani

a)      Kebutuhan akan rasa aman dan tenteram

b)      Kebutuhan akan rasa kasih sayang

c)      Kebutuhan akan rasa harga diri, dihargai dan dihormati

d)     Kebutuhan akan mengaktualisasi diri dan berprestasi

b.      Kesejahteraan Materi

a)      Peningkatan penghasilan PNS

b)      Tabungan dan Asuransi PNS (Taspen)

c)      Keoperasi Pegawai Negri

d)     Asuransi Kesehatan Pegawai Negri

D.     Pemberhentian

Pemberhentian Pegawai Negri Sipil
Pada garis besarnya sebab-sbebab pemberhentian PNS itu dapat dikelompokkan ke dalam 3 jenis, yaitu :

1.      Permohonan pegawai sendiri

2.      Pemberhentian oleh Dinas/Pemerintah : dikarenakan PNS tersebut tidak cakap jasmani/rohani, penciutan organisasi, peremajaan atau melakukan kriminal.

3.      Pemberhentian karena sebab lain : meninggal dunia, PNS tersebut hilang, cuti di luar tanggungan Negara, telah mencapai batas usia pensiun.

Diantara sebab-sebab pensiun adalah :

a.       Telah mencapai batas usia pensiun

b.      Meninggal dunia karena dalam menjalankan tugas

c.       Kuzuran jasmani/rokhani

Macam-macam pensiun :

a.       Pensiun Pegawai Negri ; diberikan dengan ketentuan pensiun

b.      Pensiun janda/duda ; diberikan kepada suami/istri dari PNS yang meninggal

c.       Pensiun Anak ; diberikan kepada anak dari seorang PNS yang meninggal

d.      Pensiun Orang Tua ; diberikan bila tidak ada ahli waris dari PNS yang meninggal selain orang tuanya.

E.     Peran Guru dalam Administrasi Personalia

1.      Menyediakan dan melengkapi sarana dan prasarana yang diperlukan

2.      Memberikan informasi tentang keadaan personil sekolah

3.      Mengkoordinasikan pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling
kepada semua personel sekolah.

4.      Mempertanggungjawabkan tugas dan kegiatan yang dilakukan

5.      Membantu mencapai suatu tujuan, atau proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

6.      Mengatur dan mengurus penggunaan tenaga-tenaga kerja yang di perlukan dalam usaha kerjasama

7.      Mengadakan penilaian terhadap hasil yang telah dicapai